Association "Bienvenue à Beaugency"
REGLEMENT INTERIEUR
Préambule
Le présent règlement intérieur a pour but d’apporter des précisions et un complément d’information sur les statuts de l’association "Bienvenue à Beaugency" dont le siège social est situé à Beaugency, Bâtiment AGORA, 59 Avenue de Vendôme, 45190 et dont l’objet est :
L’association "Bienvenue à Beaugency" se veut ouverte à tous, permettant à chacun de s’épanouir.
TITRE 1 - Ressources
Les cotisations dont le montant est fixé par l’Assemblée Générale doivent être réglées entre le 1er septembre et le 30 novembre, principalement par chèque au nom de l'association Bienvenue à Beaugency. Le non-paiement au 31 décembre entraîne la radiation de l’adhérent.
En cours d’année, les nouveaux s’acquittent de leur cotisation au moment de leur adhésion. La cotisation payée par le nouvel adhérent s’inscrivant après le 1er mars sera proratisée pour le reste de l’année en cours.
A partir de la deuxième participation à une animation, l’adhésion est obligatoire.
Toute cotisation versée est définitivement acquise à l’association. Aucun remboursement ne peut être exigé en cas de départ volontaire, d’exclusion ou de décès d’un adhérent en cours d’année.
TITRE 2 - Administration
A - Assemblées générales
1 - Il existe 2 possibilités de donner son avis pour l’adhérent qui ne peut assister à une assemblée générale :
Le membre qui a reçu un pouvoir doit émarger pour lui et pour la personne qui lui a donné pouvoir.
2 - Pour le dépouillement, il faut comptabiliser les pouvoirs.
Le nombre de pouvoirs ne peut excéder le nombre de présents votants.
Les procès-verbaux authentifient les débats et ont valeur juridique en cas de contestation. Ils peuvent être consultés au local sur simple demande.
B - Conseil d’administration
1 - Les membres du conseil d’administration se répartiront les fonctions inhérentes au bon fonctionnement de l’association telles que secrétariat, trésorerie, communication, animations (permanentes ou ponctuelles), accueil, relations extérieures, assurances/ prévention des risques/ sécurité/ logistique, etc…
Chaque administrateur officiellement en charge de l’une de ces fonctions sera assisté d’un ou deux administrateurs ou chargés de mission.
2 - Le conseil d’administration gère, dirige et administre l’association.
Il est investi des pouvoirs les plus étendus (sous réserve de ceux statutairement réservés aux assemblées générales), notamment :
- Il définit la politique et les orientations générales de l’association,
- Il arrête les grandes lignes des actions de communication et de relations publiques,
- Il arrête les budgets et contrôle leur exécution,
- Il propose le montant de la cotisation annuelle,
- Il arrête les comptes de l’exercice clos et les soumet à l’approbation de l’assemblée générale annuelle,
- Il contrôle l’exécution de leurs fonctions par les membres du bureau,
- Il procède à la nomination éventuelle et à la reconduction des chargés de missions,
- Il prononce l’exclusion des membres,
3 - Le conseil d’administration se réunit au moins 3 fois dans l’année. Tout administrateur qui souhaite évoquer une question doit la soumettre au bureau une semaine à l’avance afin de compléter l’ordre du jour qui sera adressé à chaque administrateur.
Il peut également se réunir à l’initiative de la moitié de ses membres. Dans ce cas, ceux-ci peuvent exiger l’inscription à l’ordre du jour des questions de leur choix.
4 - Le conseil d’administration ne peut valablement délibérer que si le tiers de ses membres est présent. Toutefois, si ce quorum n’est pas atteint, le bureau procèdera à une convocation ultérieure. Le conseil pourra alors délibérer valablement quel que soit le nombre de participants.
Les décisions sont prises à la majorité simple des suffrages exprimés. En cas de partage, la voix du doyen des membres du bureau est prépondérante. Le vote par procuration est autorisé mais nul ne peut détenir plus d’un pouvoir
5 - Le conseil d’administration peut entendre toute personne susceptible d’éclairer ses délibérations et notamment les bénévoles en charge d’activités d’accueil et d’animation.
6 - Des chargés de mission pourront être cooptés à la condition qu’ils soient compétents dans leur domaine et qu’ils aient une bonne connaissance du fonctionnement et des missions de l’association. Les mandats sont d’un an et renouvelables, toujours après contrôle de la mission par le conseil d’administration. La cooptation est considérée comme un mandat complet, sauf si celle-ci se produit moins d’un an avant une assemblée élective.
Une personne cooptée a les mêmes droits et les mêmes responsabilités qu’une personne élue.
7 - Le conseil d’administration a compétence pour étudier toute candidature aux élections et les cooptations.
8 - Il est établi un procès-verbal de chaque réunion du Conseil d’administration, qui sera classée dans un registre spécifique selon un ordre chronologique.
9 - Secret des délibérations : ce qui est dit en réunion du conseil d’administration et au bureau doit rester secret. Seules les décisions peuvent être communiquées à l’extérieur, suivant les modalités fixées par le bureau.
10 - Les fonctions d’administrateur cessent :
- par démission,
- par l’absence non excusée à 3 réunions consécutives du Conseil d’administration
- par la révocation par l’assemblée générale, laquelle peut intervenir sur simple incident de séance,
- par la dissolution de l’association
C - Bureau
1- Lors de chaque renouvellement, le conseil d’administration choisit en son sein un bureau composé de 3 ou 4 co-présidents. Chacun des membres du bureau est co-président.
Le bureau assure la gestion courante de l’association. Il prend toute décision nécessaire au fonctionnement de l’association entre deux réunions du conseil d’administration. Il se réunit à chaque fois que nécessaire.
2 - Les co-présidents agissent au nom et pour le compte de l’association.
Ils sont habilités à ouvrir et faire fonctionner les comptes bancaires et les livrets d’épargne et peuvent en déléguer la signature à un ou plusieurs membres du conseil d’administration.
Les membres du bureau sont tenus de lire les courriers (électroniques ou non), de les traiter et les redistribuer auprès des différents responsables en charge. Ils pourront être aidés en cela par d’autres membres du conseil d’administration.
Ils rédigent les ordres du jour des différentes réunions (CA et AG).
3 - Si au cours de son mandat un co-président décède ou démissionne, le conseil d’administration cooptera un nouveau co-président parmi les membres du conseil d’administration jusqu’à la prochaine assemblée générale.
TITRE 3 - FONCTIONNEMENT
1 - Il est demandé la neutralité politique et confessionnelle au cours des animations et dans les locaux de l’association.
2 -- Toutes les fonctions au sein de l’association, y compris celles du conseil d’administration et du bureau sont bénévoles et gratuites.
Néanmoins, les frais des membres du bureau, du conseil d’administration et de tout adhérent ayant une responsabilité au sein de l’association pourront être remboursés sur présentation des pièces justificatives, sur la base des dispositions arrêtées par le conseil d’administration et dans la limite du budget disponible. Les frais de déplacement relatifs à une animation locale en sont exclus.
3 - L’accueil :
L’association organisera des permanences d’accueil une fois par semaine. Cette fréquence pourra être assouplie en cours d’année.
Toute modification dans l’organisation de l’accueil devra être approuvée par le CA.
Les accueillants déterminent avec leur responsable leur planning de présence.
4 - Les animations :
Le groupe d’animateurs organise et regroupe toutes les activités régulières et ponctuelles suivies par les adhérents.
Les animateurs doivent être à jour de leur cotisation et se réunissent 2 fois par an avec leur coordinateur.
Toute animation doit être un moment d’échanges, de convivialité et un support d’accueil pour les adhérents. Si ce n’est pas le cas, le conseil d’administration peut décider de sa suppression ou de son remplacement.
Les animations se déroulent sous la responsabilité des animateurs. L’animateur a délégation des co-présidents pour mettre fin aux animations s’il estime que les conditions de sécurité ne sont pas réunies. Il peut notamment interdire l’accès temporaire aux animations à tout adhérent ne respectant pas les règles de sécurité (équipement, tenue, comportement).
Les sorties ou manifestations ponctuelles feront impérativement l’objet d’une communication destinée à l’ensemble des adhérents.
Les animateurs doivent communiquer au Bureau (ou à leur coordinateur), par le biais de la boite mail, toute modification d’horaires, de dates …
Quand l’activité se situe à l’extérieur, la destination devra être communiquée préalablement au départ.
Une inscription pour une activité ponctuelle ne sera prise en compte que si elle est accompagnée du règlement requis.
L’association se réserve le droit de modifier les dates et les horaires des animations, étant donné que celles-ci sont conditionnées par la disponibilité des animateurs bénévoles.
Exceptionnellement, pour l’organisation d’une manifestation ou la participation à un événement important, une animation peut être supprimée.
Les adhérents participant à la marche et à toute autre activité physique (ex : danse …) se verront demander, à l'inscription, un certificat médical autorisant la pratique de ces activités.
L’association se décharge de toute responsabilité dans le cas d’un incident s’il n’y a pas production de ce document.
5 - Aucune activité à but lucratif ne peut être exercée dans les locaux de l’association.
6 - L’association a souscrit un contrat d’assurances couvrant sa responsabilité civile dans le cas où celle-ci serait mise en cause.
Chaque adhérent doit être couvert par sa propre assurance de responsabilité civile et individuelle accident corporel. Il lui appartient de vérifier que son assurance couvre bien les activités qu’il a souscrites. A défaut il doit prendre contact avec son assureur.
7 - Toute personne transportant des adhérents dans sa voiture le fait à ses propres risques. La responsabilité de l’association ne peut être engagée.
En cas de covoiturage, les adhérents contribueront à hauteur d’un euro versé au chauffeur pour les déplacements courts et à hauteur de la participation demandée par l’animateur pour les longs déplacements.
8 - Les statuts, le règlement intérieur, le compte rendu de la dernière assemblée générale et les comptes de résultat doivent être à la disposition des adhérents.
9 - Périodiquement, le règlement intérieur sera révisé pour l’adapter aux circonstances et aux modalités de fonctionnement de l’association.
Règlement Intérieur approuvé lors de l’Assemblée Générale du 7 Août 2019
Signataires (Membres du Bureau)
Françoise BARBOT Corinne DELOBBE Solange GOUJON Christiane KLOTZ